Cómo crear y anular un asiento contable en SAP Business One

La gestión de contabilidad de una empresa es una de las tareas institucionales más importantes. Dada la enorme cantidad de detalles y elementos involucrados, así como la importancia de realizarlos correctamente, se necesita un especial cuidado y las mejores herramientas para facilitar las actividades contables de la compañía. Entre estos elementos, se encuentran los asientos contables, anotaciones hechas en los libros de contabilidad que reflejan los movimientos económicos de una empresa. Estos se generan cada vez que la empresa contabiliza una entrada relacionada a las actividades que lleva a cabo. Trabajos rigurosos y repetitivos como estos se pueden facilitar a través de SAP Business One. Para conocer cómo crear y anular un asiento contable, le invitamos a leer la siguiente publicación que EXXIS Group ha preparado para usted.

Cómo crear un asiento contable en SAP Business One

Para crear un asiento contable en SAP Business One, diríjase al módulo de finanzas, luego haga clic en “Asientos” para abrir la ventana “Registro en el diario”. En esta, se podrán generar los asientos de forma manual y revisar los asientos registrados anteriormente. Esto último podrá realizarlo haciendo clic en las flechas ubicadas en la barra de herramientas superior.

En esta misma barra, al lado izquierdo de las flechas, haga clic en “Crear” para generar un nuevo asiento contable. Este tomará la fecha actual para la contabilización, el vencimiento y del mismo documento. En la opción “Comentarios”, coloque el motivo de la póliza.

Luego, en la parte inferior de la ventana, elija las cuentas involucradas en el asiento contable. Por ejemplo, si el asiento contable que está registrando en SAP Business One es un pago de nómina, tendrá que escoger la cuenta bancaria de la empresa de la que sale el monto a pagar y la cuenta de gastos de nómina. Tras ello, ingrese el monto de cargo y automáticamente se introducirá el monto del abono realizado. Si se desea, a estas cuentas también se les puede establecer los centros de costo correspondientes en las columnas, al lado derecho de los costos establecidos.

De manera predeterminada, SAP Business One mostrará tanto la moneda local como la moneda del sistema. La primera, como su nombre lo indica, variará dependiendo del país de su empresa, mientras que la moneda del sistema puede ser la moneda local o dólares americanos. De esa forma, el sistema generará un mismo asiento en dos monedas diferentes. Esta opción podrá ser anulada de ser necesario en la parte inferior de la ventana.

Debajo de ella, también podrá encontrar la opción “Visualizar en Moneda Extranjera”. En este caso, si tiene una cuenta que no es en moneda local, sino dólares o euros, SAP Business One podrá contabilizar también en la moneda extranjera determinada. Esta opción es especialmente importante para correr una diferencia de tipos de cambio y para obtener una utilidad o pérdida cambiaria. También es útil si se tiene que emitir facturas a los proveedores o a clientes.

Finalmente, haga clic en “Crear” para poder generar el asiento contable, el cual se añadirá automáticamente al registro del sistema.

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Cómo anular asientos contables en SAP Business One

Para anular un asiento contable, diríjase al módulo de finanzas y luego haga clic en “Asientos” para abrir la ventana de “Registros en el Diario”. Aquí, busque el asiento contable que desee anular. Luego, seleccione la opción “Anular” en la parte derecha de la ventana y seleccione la fecha en la que desee que se produzca la anulación.

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Una vez cumplida la fecha establecida, cuando vuelva a entrar al sistema, aparecerá un mensaje de aviso, advirtiendo al usuario de que hay contabilizaciones por anular.

En esta ventana, se puede observar la fecha de contabilización, la fecha de anulación y el importe a contabilizar. Cuando verifique que es el asiento contable correcto y que todos los datos estén correctos, seleccione los asientos que quiera anular en la columna del mismo nombre. Finalmente, haga clic en “Ejecutar”.

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Como puede observar, se trata de un proceso sencillo que agilizará los trabajos de contabilidad de la empresa. Y así como esta herramienta, SAP Business One le ofrecerá soluciones útiles y confiables en muchos más módulos disponibles.

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