Cómo gestionar las contabilizaciones periódicas en SAP Business One

Entre las principales ventajas de implementar SAP Business One en su negocio, la automatización de procesos es quizás la más importante de todas. No solo libera a los trabajadores de una carga laboral tremenda de un área, sino también reduce el error humano, optimiza procesos y minimiza costos. Como ya hemos explicado anteriormente, este sistema ERP permite realizar automatizaciones en todos sus módulos, de forma que cada área de la compañía se verá beneficiada con estas funciones. En la siguiente publicación, EXXIS Group hablará de un proceso de automatización de SAP Business One realizable dentro del módulo de finanzas, llamado contabilizaciones periódicas. Así, podrá saber de qué se trata esta herramienta y cómo utilizarla dentro de su sistema.

¿Qué son las contabilizaciones periódicas de SAP Business One?

Como en toda empresa, existen gastos recurrentes que se realizan de forma constante y que no varían en precio con el pasar del tiempo, como los alquileres, seguros, etc.

Afortunadamente, SAP Business One ofrece una serie de funciones que facilitan la facturación de estas operaciones y, entre ellas, se encuentran las contabilizaciones periódicas.

Las contabilizaciones periódicas de SAP Business One son un asiento contable no real al que se le puede asignar una frecuencia de contabilización. Sin embargo, este siempre requerirá de la confirmación del usuario para que se registre dentro del sistema. Además, aunque se trate de un asiento contable, no todos los datos de la misma se encontrarán dentro de la contabilización periódica.

¿Cómo crear contabilizaciones periódicas?

Para crear una contabilización periódica en SAP Business One, ingrese al módulo de finanzas. Luego, haga clic en la herramienta “contabilizaciones periódicas”. A continuación, aparecerá una ventana nueva, en donde tendrá que rellenar los campos necesarios.

Primero, ingrese un código y una descripción para la contabilización periódica, los cuales pueden ser referentes a la operación que se realizará. Como su proceso de creación es igual al de un asiento contable, podrá añadir referencias que se trasladarán al asiento cuando se realice. En caso la contabilización implique una factura, active la casilla “impuestos automáticos”.

Si necesita buscar el proveedor por su nombre, diríjase a la primera columna de la ventana, llamada “cuenta de mayor/código IC”. Haga clic en la primera casilla y presione las teclas “Control” y “Tabulador” al mismo tiempo. De esta forma, le aparecerá una nueva ventana con una lista de interlocutores comerciales. Busque el proveedor correcto y haga doble clic sobre él para añadirlo a la ventana principal de contabilización periódica.

Después, introduzca el importe contra la cuenta que desee pagar. Luego, añada el dato de deuda y seleccione el grupo impositivo. Al hacer esto, se calculará automáticamente la línea de impuestos y se añadirá a la contabilización periódica.

Tras ello, necesitará determinar la fecha y la frecuencia en la que se ejecutará la contabilización periódica, en la parte inferior izquierda de la ventana. En la opción de frecuencia, podrá desplegar una lista con diferentes alternativas, desde diario hasta anual, además de una opción particular llamada “modelo”. Este indica que la contabilización no se ejecutará nunca, pues solo servirá de modelo para la creación de asientos. También es posible indicar una fecha de fin de validez, después de la cual no se volverá a ejecutar la contabilización.

Tras revisar la contabilización y comprobar que todos los datos son correctos, haga clic en “añadir” para ingresar el documento nuevo.

ventana contabilizaciones periódicas sap business one

¿Cómo saber si se tiene que ejecutar una contabilización periódica?

Para saber si tiene que ejecutar una contabilización pendiente, puede dirigirse a la opción “lista de confirmación” dentro de la misma ventana de creación de contabilizaciones. Aquí, aparecerán todas aquellas que aún no se han ejecutado. Podrá seleccionar la que se necesita realizar y luego hacer clic en “ejecutar”.

Otra manera de averiguar si hay contabilizaciones periódicas por ejecutar es a través de la opción “parametrizaciones personales” en la ventana principal de SAP Business One. Ya sean parametrizaciones de la empresa o de alguno de los usuarios, tendrá que ingresar a la pestaña “actividades” y marcar la opción “visualizar contabilizaciones periódicas para ejecución”.

Tras hacerlo, al momento de ingresar al sistema SAP Business One, aparecerá una ventana automáticamente donde podrá ejecutar las contabilizaciones pendientes. Al hacer clic en “ejecutar”, aparecerá un mensaje de advertencia preguntando si se desea crear el asiento contable desde la contabilización periódica. Presione en “añadir” para finalizar con el proceso.

Si desea comprobar que la operación se ejecutó correctamente, ingrese nuevamente al módulo de finanzas y luego haga clic en la función “asientos”. Busque el último asiento y, si todo se hizo correctamente, aparecerá el asiento creado desde la contabilización periódica.

 

Si desea conocer más acerca de las diferentes funciones de SAP Business One, visite el blog oficial de EXXIS Group, SAP Partner Gold en Latinoamérica. Si está buscando asesoría en soluciones integrales SAP, le invitamos a escribir a nuestro formulario de contacto.