Cómo controlar la caja chica con SAP Business One

Las empresas en proceso de crecimiento llevan a cabo una gran cantidad de procesos administrativos en diferentes niveles de la compañía. Sea el área que sea, estas acciones quedan registradas para que no existan inconsistencias que puedan generar problemas de gestión o finanzas. Entre los procesos más comunes, encontramos el control de la caja chica.

La caja chica hace referencia a los movimientos de efectivo realizados para el pago de viáticos, compras y diferentes operaciones diarias de la empresa. Gracias a ella, se puede tener a la mano cierta cantidad de dinero siempre que se lo necesite. Al ser una transacción constante de dinero, el área de finanzas necesita controlar y registrar estos gastos para analizar los costos derivados de estas operaciones.

Dado que el control de la caja chica de forma manual y física puede ocasionar errores humanos, las empresas han comenzado a llevar a cabo esta función a través de sistemas ERP como SAP Business One.

Junto con todas sus funciones de gestión del área financiera y contable, SAP Business One también permite a una compañía controlar la caja chica siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos, tanto administrativos como situacionales.

Para que conozcas más acerca de las funciones de SAP Business One destinadas a la gestión de la caja chica, le invitamos a leer la siguiente publicación que EXXIS Group ha preparado para usted.

¿Qué se necesita para controlar la caja chica con SAP Business One?

Para controlar la caja chica a través de SAP Business One, es necesario realizar ciertas acciones importantes. Primero, es obligatorio crear un socio de negocios tipo empleado. Luego, se tiene que registrar en el sistema los diferentes tipos de gastos que se manejan en la operación.

Además, los pagos se tienen que realizar bajo la cuenta a nombre del empleado. También, la reconciliación de pagos se tiene que llevar a cabo en cualquiera de los tres escenarios que se describirán a continuación. Finalmente, se debe facturar bajo los periodos correspondientes.

¿Bajo que situaciones se puede realizar estas operaciones con SAP Business One?

Cuando la empresa utiliza SAP Business One, la contabilización de los reembolsos de caja chica se tiene que realizar bajo tres escenarios particulares, los cuales son los siguientes:

El anticipo de caja chica es igual a la factura de reembolso

El anticipo se realiza a través de un pago a cuenta, el cual se realizará dentro del módulo de Gestión de Bancos y Pagos de SAP Business One. Este requerirá el check de pago a cuenta. Luego, se generará la factura de proveedores con el socio de negocios de tipo empleado.

A diferencia de las facturas normales, esta contendrá los campos de tipo de gastos, descripción RFC y UUID, que deberán ser llenados con los datos correspondientes. Si ya cargó la lista de tipo de gastos como lo mencionamos anteriormente, podrá seleccionar el tipo apropiado en esta sección.

El anticipo de caja chica es menor a la factura de reembolso

En este escenario, el empleado ha comprobado que los gastos fueron superiores al pago a cuenta que se le otorgó. Tras ello, la empresa tendrá que hacerle un pago al empleado con los montos faltantes.

Cuando la empresa se encuentra bajo esta situación, se recomienda verificar el saldo del empleado. Esto se podrá visualizar en el socio de negocios, dentro del campo “saldo a cuenta”, donde se verificará que se encuentra en ceros. Esto ocurre porque el pago se realizó internamente a través del sistema y se reconcilia automáticamente. Por ello, la factura se cierra.

El anticipo de caja chica es mayor a la factura de reembolso

Esta situación ocurre cuando el pago a cuenta realizado al empleado es mayor a la factura de reembolso que comprobó. Para que el empleado pueda devolver el dinero, se tiene que realizar un pago recibido a cuenta a través del módulo de Gestión de Bancos, el cual se reconciliará en el socio de negocios del empleado.


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Gracias a SAP Business One, es posible mejorar la gestión de la caja chica de la empresa. No solo agilizará y facilitará los procesos del área financiera, sino también ayudará a la compañía a identificar inconsistencias en los pagos de viáticos, errores de captura, gastos hormiga, etc. De esta forma, mejorará la situación financiera de la empresa y se prevendrán situaciones problemáticas.

EXXIS Group es un SAP Partner Gold especializado en la implementación de SAP Business One para empresas en proceso de desarrollo. Si necesita nuestra asesoría para mejorar la gestión del área financiera a través de este sistema, no dude en contactarse con nosotros.