Cómo realizar el cierre contable en SAP Business One

SAP Business One está lleno de funciones muy útiles y versátiles para realizar diferentes actividades dentro de su compañía. Entre ellas, una de las tareas más importantes y vitales para el área de contabilidad es la del cierre contable. A continuación, EXXIS Group le explicará a detalle cómo lograrlo.

Realizar el cierre contable en SAP Business One

Al cierre del periodo que constituye un ejercicio, se tiene que realizar un cierre contable. Afortunadamente, esta es una actividad que puede realizarse sin problemas a través del sistema SAP Business One. Es importante mencionar que el cierre contable se divide en tres etapas: calcular el resultado del ejercicio, traspasar los saldos de las cuentas de balance al nuevo ejercicio y conciliar las partidas de cierre y apertura contabilizadas en el proceso.

2. Calcular el resultado del ejercicio

Para realizar esta tarea, diríjase al módulo de “Gestión”, luego haga clic en “Utilidades” y después en “Cierre del Periodo”. Al abrirse la nueva ventana, elija los periodos a cerrar y luego diríjase a la opción “Cuenta de Arrastre de Saldo” y escoja la cuenta que utilice para contabilizar los resultados del ejercicio. Luego, en la opción “Cuenta de Cierre del Periodo”, escoja la cuenta que servirá de puente para la apertura del nuevo ejercicio. Además, para esta etapa, solo tiene que seleccionarse las cuentas de ingresos y gastos. Por eso, podrá desactivar la casilla de “Interlocutores”.

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Al hacer clic en “Ejecutar”, aparecerá una nueva ventana con un listado de las cuentas de ingresos y gastos. Para crear el asiento, diríjase al apartado superior “Saldo Final” e introduzca la fecha de vencimiento y la fecha del documento. También, ingrese un comentario y una referencia, que podrá ser la palabra “Cierrejunto al año específico. Esta referencia será muy útil más adelante.

Tras ello, seleccione las cuentas que desee cerrar. Para hacerlo, puede seleccionar cada una de las cuentas o también puede hacer doble clic encima del nombre de la columna para seleccionar todas automáticamente. Finalmente, haga clic en “Ejecutar”.

Cuando ejecute el cierre, el sistema SAP Business One realizará una contabilización automática por cada una de las cuentas. De esta manera, traspasa el saldo al de la cuenta de arrastre de saldo seleccionada. Así, esa cuenta contendrá el saldo del ejercicio.

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2. Traspasar los saldos de las cuentas

Cuando se haya calculado el resultado del ejercicio, se tendrá que pasar el saldo de las cuentas de balance al año siguiente. Para lograrlo a través de SAP Business One, tendrá que volver a la ventana de “Cierre de Periodo”. Para esta etapa, vuelva a marcar la casilla de “Interlocutores” y el resto de cuentas que sean de balance.

Al igual que en el punto anterior, escoja las mismas fechas de periodo y las mismas cuentas de arrastre de saldo y de cierre del periodo. Al hacer clic en “Ejecutar”, aparecerá nuevamente una ventana con todas las cuentas a cerrar. Sin embargo, podrá notar que, entre todas las cuentas, también aparecerá la cuenta de arrastre de saldo calculada anteriormente.

Introduzca los datos para los asientos, como las fechas de vencimiento y del documento, un comentario y la referencia para trasladar a los asientos. Esta última debe ser la palabra “Cierre” y el número del año al lado; es decir, la misma que la del punto anterior.

Para el asiento de apertura, introduzca la fecha de contabilización, de vencimiento y del documento. Estas serán la fecha siguiente a la de cierre. También, ingrese un comentario, que puede ser la palabra “Apertura” más el año nuevo y, finalmente, introduzca una referencia. Mucha atención en este punto, porque la referencia tiene que ser la misma que antes; es decir, “Cierre” más el año.

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Marque las cuentas a cerrar y haga clic en “Ejecutar”. Automáticamente, el sistema creará un asiento de cierre y un asiento de apertura por cada una de las cuentas a las fechas indicadas.

Si se dirige a la ventana de “Asientos” en el módulo de “Finanzas”, notará que el asiento de apertura se identificará como “SI” y el de cierre como “CB”. Así, el ejercicio estará cerrado.

3 . Conciliar partidas de cierre y apertura

Como los movimientos de apertura y cierre no quedan automáticamente conciliados, tiene que realizar un tercer paso en el que se reconciliarán las cuentas y los interlocutores.

Para conciliar las partidas de cierre y apertura a través de SAP Business One, ingrese al módulo de “Finanzas”, luego haga clic en “Reconciliaciones Internas” y después otro clic en “Reconciliación”.

En esta nueva ventana, escoja la opción “Reconciliación Automática” en el apartado de clases. Luego, introduzca la fecha de reconciliación, la cual normalmente es la fecha de apertura. En la sección “Cuenta de Mayor”, elija desde la primera cuenta hasta la última. En el apartado “Selección de Transacción”, marque la casilla “Fecha” y elija la opción “Fecha de Contabilización” en la lista desplegable. Estas fechas tendrán que ser la fecha de cierre y la de apertura.

Finalmente, en la sección “Reglas de Ajuste”, podrá introducir los criterios que utilizará el sistema SAP Business One para reconciliar las cuentas. Estos serán la contabilización y el campo de referencia que se ha rellenado a lo largo de este proceso.

En la regla número 1, elija la opción “Fecha de Contabilización” e indique que la desviación sea de 1 día, la cual es la diferencia entre las fechas de cierre y de apertura.

En la regla número 2, establezca el campo de referencia utilizado anteriormente (Campo 1, por ejemplo) y luego indica el número de caracteres últimos que tienen que coincidir. Finalmente, haga clic en “Reconciliar”.

conciliar partidas

Ahora, podrá reconciliar también a los interlocutores. Para ello, diríjase al módulo de “Interlocutores Comerciales”, luego haga clic en “Reconciliaciones Internas” y después otro clic en “Reconciliación”.

En esta nueva pantalla, podrá rellenar los campos con los mismos datos que en la reconciliación anterior. La única diferencia será que, en lugar de seleccionar las cuentas, seleccionará desde el primer interlocutor hasta el último. En esta misma ventana, también podrá seleccionar la opción para incluir a los interlocutores comerciales inactivos, para que se puedan conciliar las partidas de los interlocutores bloqueados que tengan saldo.

Tras rellenar todos los campos necesarios, haga clic en “Reconciliar” y, así, finalizará el proceso de cierre contable en SAP Business One.


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