Pasos para utilizar el generador de consultas SAP Business One

SAP Business One permite realizar consultas a sus usuarios a través de su función "generador de consultas". Esta función consiste en extraer alguna data en particular de entre toda la información disponible dentro de la base de datos del sistema. Para ello, se necesitará realizar una serie de pasos, a través de los cuales podrá seleccionar una serie de campos de una o varias tablas, donde se establecerán una serie de condiciones.

Para utilizar el generador de consultas, se necesita prestar atención a muchos detalles, de forma que el proceso pueda ser sencillo para los usuarios. Por eso, EXXIS Group ha preparado una guía completa para que pueda localizar los datos que quiera conocer, generar la consulta a través de SAP Business One y brindar las autorizaciones respectivas a los usuarios.

1. Localizar los datos para incluir en el generador de consultas

Para este ejemplo, se obtendrá el listado de todas las facturas con el detalle de líneas desde una fecha determinada.

Para localizar los datos en SAP Business One, diríjase al módulo de ventas, luego haga clic en “Factura de Clientes” y después ingrese a una factura cualquiera. Para que el sistema muestre la ubicación de cada campo en la base de datos, se tiene que comprobar que la opción se encuentre activada. Para ello, diríjase al menú superior “Vista” y active la opción “Información de Sistema”.

De esta manera, cuando coloque el puntero del mouse sobre cualquier campo, podrá notar que en la parte inferior de la ventana de SAP Business One aparecerá toda la información respecto a dicho campo de la cabecera.

Aquí tiene que prestar atención especial a los dos últimos campos de dicha información: el nombre de la tabla y del campo. Si pasa el puntero por otros campos de la cabecera de la ventana de “Factura de clientes”, tienen que pertenecer a la misma tabla. Y si hace lo mismo sobre los campos de línea más abajo, podrá notar que todos se encuentran en otro campo.

[caption id="attachment_12846" align="aligncenter" width="425"]tabla generador de consultas sap business one exxis Los últimos dos campos son los más importantes para la generación de consultas. Aquí, se muestra que pertenecen a la tabla OINV.[/caption] [caption id="attachment_12856" align="aligncenter" width="425"]tablas generador de consultas sap business one exxis Mientras que, en los campos inferiores, los campos pertenecen a otra tabla: INV1.[/caption]

Con esta información, podrá continuar con el proceso y generar la consulta.

2. Cómo utilizar el generador de consultas en SAP Business One

En el siguiente paso, podrá relacionar las tablas cuya información quiere obtener. Para ello, diríjase al menú superior “Herramientas”, luego a la opción “Consultas” y finalmente haga clic en “Generador de Consultas”. Se abrirá una nueva pantalla y lo primero que tiene que hacer es darle clic en la opción “Condiciones”, la cual se utilizará más adelante.

En la caja de texto de la parte superior izquierda, introduzca el nombre de la tabla de cabecera. Presione la    tecla “Tab” y aparecerá una nueva lista con todos los campos disponibles. Ahora, tendrá que hacer doble clic en cada uno de los campos que quiera que aparezcan en la consulta. En este ejemplo, seleccione: “Número de factura”, “Número de Cliente”, “Nombre del Cliente” y “Fecha de Contabilización”.

Si hace clic en “Ejecutar”, aparecerá la consulta generada con todos los datos seleccionados.

  consulta generada sap business one exxis

Sin embargo, esta consulta aún no está completa, porque aún se requiere la información del detalle de líneas y un periodo de fechas en particular. Como se necesita incluir más datos a esta consulta, solo haga clic en “Cancelar” y vuelva al generador de consultas.

Luego, introduzca la segunda tabla que se necesita para la consulta. Así, aparecerán todos los datos relacionados al detalle de líneas. Tras presionar el tabulador, el sistema establece una relación entre ambas tablas por medio de un campo en particular. Este dato es muy importante porque si la relación entre las tablas no es la correcta, se generará una consulta errónea y con datos mezclados.

Después de confirmar que el dato es correcto, comience a seleccionar los campos que quiera ver en esta tabla de detalle de líneas. Tras seleccionarlos, puede volver a dar clic en el botón “Ejecutar”, para que le aparezca una consulta con más datos.

consulta detallada sap business one exxis

Como esta lista incluye todas las facturas, es momento de ajustar aún más la consulta y establecer un periodo de fechas determinado.

Para establecer esta condición, vuelva al generador de consultas y fíjese en la sección “Dónde”, la cual será utilizada para este paso. Como la condición que se va a establecer es una fecha, tendrá que hacer clic en la tabla que contenga las fechas de las facturas. En este caso, es la tabla de cabecera.

Haga doble clic en “Fecha de Contabilización” para que se agregue a la sección “Dónde”. Luego, fíjese en el menú de condiciones desplegado al principio de la guía. Aquí, como su nombre lo indica, podrá encontrar una lista de condiciones que afectarán la consulta. Como se necesitan todas las facturas a partir de una fecha, escoja la condición “Superior/Igual a” y luego escoja la primera opción de variables (0%).

Cuando haga clic en “Ejecutar”, aparecerá una nueva ventana, en donde tendrá que concretar la variable. Como necesita una fecha a partir de la cual se realice la consulta, coloque el dato en cuestión y luego haga clic en “OK”. Así, la consulta se limitará a mostrar las facturas que se emitieron a partir de la fecha determinada.

Si también desea ordenar la consulta de una manera en particular, puede volver al generador de consultas y seleccionar la sección “Clasificar por”. Aquí, tendrá que colocar los campos por los que quiere ordenar la consulta.

Una vez hechos todos los cambios deseados, haga clic en “Ejecutar” una vez más, vuelva a ingresar la fecha de condición y finalmente obtendrá la consulta.

[caption id="attachment_12886" align="aligncenter" width="425"]condiciones consulta sap business one exxis En rojo, podrá notar la condición de fecha. En azul, notará el orden establecido.[/caption]

Para grabar la consulta y ejecutarla siempre que se desee, haga clic en el botón “Grabar”. En esta nueva ventana, solo indique el nombre de la consulta y elija la categoría en la que se quiere guardar.

Si la categoría ya existe, podrá elegirla en la lista de categorías mostrada debajo. Si aún no existe y quiere crear una nueva, haga clic en “Gestionar Categorías”. Escoja el nombre que desee y dé clic en “Añadir”.

Todas las categorías deben pertenecer a un grupo, pues estos se utilizarán luego para gestionar las autorizaciones a los usuarios, un paso que veremos más adelante. Por eso, busque la categoría recientemente creada y luego haga clic en “Asignar Grupo”. Esta nueva categoría podrá ser añadida a uno o más grupos, así que seleccione el grupo conveniente. Finalmente, haga clic en “Actualizar”, confirme y vuelva a la ventana de “Grabar Consulta”.

Para grabarla, asigne un nombre a la consulta, seleccione la categoría recientemente creada y haga clic en “Grabar”.

3. Gestionar autorizaciones de consultas en SAP Business One

Para gestionar las autorizaciones a los usuarios a través de SAP Business One, diríjase al módulo “Gestión”, luego haga clic en “Inicialización de Sistema”, después en “Autorizaciones” y finalmente en “Autorizaciones Generales”.

Seleccione al usuario cuyas autorizaciones desea gestionar y en la sección de “Informes”, “Generador de Consultas”, podrá observar una lista de consultas grabadas organizadas en los grupos que aparecieron en el paso anterior. Aquí podrá darle al usuario las autorizaciones a los grupos deseados en las opciones desplegables al lado de cada grupo. Esta autorización puede ser total o de solo lectura.

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