Gestión de lotes con SAP Business One

Dentro de una empresa, las compras y las ventas siempre se realizan a través de lotes de productos. Además, cada operación tiene que registrarse de inmediato para que los inventarios se mantengan actualizados y las cadenas de suministros sigan en funcionamiento sin ninguna traba. Gracias a un sistema ERP como SAP Business One, la gestión de lotes dentro de la compañía se facilita considerablemente, pues permite identificar información crucial acerca de cada uno de los lotes relacionados a las operaciones efectuadas.

Para que pueda conocer cómo funciona la gestión de lotes con SAP Business One, cómo crear uno desde cero y descubrir cuál es el estado de cada uno de ellos, le invitamos a leer la siguiente publicación que EXXIS Group tiene para usted.

¿Cómo crear un nuevo lote en SAP Business One?

Para crear un nuevo lote a través de SAP Business One, se tiene que dirigir al módulo de compras y luego hacer clic en la sección “Entrada de mercancías”. Busque el proveedor del cual se recibió la mercancía e introduzca el artículo gestionado por lotes. Indique la cantidad que ha llegado y el precio. Al hacer la entrada de mercancía, el sistema pide definir los lotes de todas las unidades recibidas. En la tabla que aparece en su pantalla puede ingresar todos los datos relacionados a los lotes de forma manual o automática. Si desea ingresar los datos de forma automática, haga clic en el botón “Otras posibilidades” en la esquina inferior derecha de la pantalla, para luego hacer clic en la opción “Creación automática”.

Aparecerá una nueva ventana en la que podrá elegir la cantidad y el número de lotes que desee crear. Presione el recuadro al lado del campo lote para crear un código a partir de una combinación de caracteres y números. El primer carácter identificará a su lote, el cual puede ser una letra. En el siguiente recuadro, puede elegir un número que irá aumentando conforme pasen los lotes. En el último recuadro, podrá elegir otra combinación de caracteres que identifique al artículo. Debajo podrá observar cómo quedará el código final. Cuando termine de crearlo, haga clic en “OK” y volverá a la pantalla original. A continuación, introduzca el resto de información en los campos restantes. Tras hacer clic en “Crear”, el sistema SAP Business Onecreará todos los lotes de forma automática según las indicaciones señaladas.

¿Qué información puede contener un lote?

Cuando se refiere a la información de lotes que se puede encontrar de SAP Business One, se tiene que considerar que cada empresa puede tener información diferente acerca de sus propios lotes.

Sin embargo, existe una serie de campos dentro de la ficha en las que podrá observar los datos maestros de un lote. Para acceder a esta información, diríjase al módulo Inventarios, luego en “Gestión de artículos”, “Lotes” y finalmente “Detalles de lote”.

  • Identificación del artículo: Cada lote se crea dentro de un artículo. Luego, en él se podrá ver el código y la descripción con el que se encuentra relacionado.
  • Estatus: Aquí identificará los estados de lote que le permitirán saber qué operaciones puede realizar con ellos.
  • Lote: Es un código alfanumérico con el que dará de alta el lote en el sistema. Como se detalló en el apartado anterior, se puede crear de forma manual o automática.
  • Atributos de lote: En esta sección, podrá ingresar las características que describan al lote. Si un artículo se compra de varios proveedores, podrá elegir un atributo para identificar el lote del proveedor y el número de lote para tener mayor control sobre ellos.
  • Fecha de admisión: Es la fecha en la que se da de alta el lote dentro del sistema.
  • Fecha de fabricación: Aquí se introducirá la fecha en la que se ha producido el lote.
  • Fecha de caducidad: Dentro se ingresará la fecha de caducidad del lote.
  • Información detallada: Aquí se ingresará toda la información detallada que se quiera tener del lote.
  • Número de sistema: Es el número interno del lote.
  • Costes: Aquí ingresará la valoración de inventario unitaria del lote si el artículo se valora por lote.
  • Campos de usuario: Aquí podrá crear campos de usuario para extender la ficha del lote con toda la información que sea necesaria.

¿Qué estados de lote se pueden encontrar en SAP Business One?

Si se quiere saber qué operaciones se pueden realizar sobre una mercancía en particular, se debe observar los estados de lote disponibles. Entre ellos, SAP Business One cuenta con tres:

  • Liberado: Nos permitirá realizar cualquier clase de operación sobre una mercancía. Los movimientos pueden ser hacia clientes, proveedores e internos.
  • Acceso restringido: Es un lote que aún no pasa la validación técnica o análisis.
  • Bloqueado: Es el estado que identificará a los lotes que no pasaron la validación técnica.

Para cambiar el estado de un lote, se tiene que dirigir a la ficha del lote en particular. Desde la ficha del lote, haga clic derecho en el informe de operaciones por número de lote. Luego, aparecerá un listado con todos los lotes. Acceda a la ficha del lote y cambie el estatus.

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