Qué son las anulaciones negativas de SAP Business One

Dentro del área de contabilidad y finanzas, es muy importante registrar cada una de las operaciones comerciales realizadas. En SAP Business One, estos movimientos son representados por los asientos contables, que hacen las veces de documentos originales como recibos, facturas, cheques, extractos bancarios, etc.

En EXXIS Group, hemos comentado anteriormente cómo crear y eliminar asientos contables, todo desde el sistema SAP Business One. Sin embargo, cuando se trata de anular un asiento, existe más de un método disponible. Uno de ellos se denomina anulación o contabilización negativa.

Para que conozca más acerca de las anulaciones negativas de SAP Business One y cómo configurarlas, le invitamos a leer la siguiente publicación que EXXIS ha preparado para usted.

¿Qué son las anulaciones negativas?

Para contabilizar la cancelación de un asiento contable (por ejemplo, una factura), SAP Business One permite realizar dos acciones para lograrlo. Una de las alternativas es generar un abono, a través del cual se genera un contra-asiento en el que la anulación de la deuda del cliente se lleva a cabo con un movimiento del debe al haber. A su vez, se realiza una reducción del ingreso con un movimiento del haber al debe. Sin embargo, este método es contrario a la naturaleza de las cuentas y afecta la visualización de los saldos en el balance de sumas y saldos.

Para evitar este problema, existen las anulaciones negativas. Esta acción permite que las cancelaciones registren un movimiento con el signo en negativo, en lugar de crear un contra-asiento. De esta forma, ya no se generaría un asiento inverso porque esta anulación sería de la misma naturaleza del asiento original, pero con un signo negativo.

¿Cómo configurar las anulaciones negativas?

Para activar las anulaciones negativas de SAP Business One, necesita dirigirse al módulo de “Gestión”. Luego haga clic en “Inicialización de Sistema” y después otro clic en “Detalles de Empresa”. Se abrirá una ventana nueva y tendrá que dirigirse a la pestaña “Inicialización Básica”. Finalmente, active la casilla “Permitir importe negativo para contabilización de transacción de anulación”. De esta forma, ya podrá utilizar las anulaciones negativas.

Ahora, cuando desee realizar una anulación de facturas u otros documentos, notará que el asiento contable se contabilizará con los mismos montos que la factura, pero ahora con signos negativos. Así, ya no se generará un contra-asiento que pueda afectar sus reportes.

Un detalle muy importante a tener en cuenta es que, al momento de activar la función de importes negativos, la opción se aplicará a todos los documentos de devolución o de abono y no solo a facturas o albaranes.

¿Cuándo utilizar las anulaciones negativas en SAP Business One?

Las anulaciones negativas pueden aplicarse para una serie de fines diferentes, entre los cuales podemos encontrar los siguientes:

  • Asientos contables de periodificación para contabilizaciones de anulación: Para aplicar esta clase de anulación negativa, necesita establecer un motivo para una contabilización de anulación al introducir un asiento contable de periodificación. Este motivo se anotará en este asiento de periodificación y se utilizará durante la ejecución de la anulación. Puede introducir cualquier motivo de anulación con una fecha de contabilización diferente.
  • Partidas restantes: El sistema considera a las partidas restantes como anulaciones negativas. Asimismo, SAP Business One también considera automáticamente como anulaciones negativas a los débitos y créditos pendientes generados de acuerdo con un importe restante.
  • Asientos de ajuste: Si existen contabilizaciones incorrectas y necesita eliminar sus efectos en las cifras de movimiento, podrá introducir asientos de ajuste que se marcarán como anulaciones negativas en las partidas individuales. Estas anulaciones también para corregir cuentas con partidas individuales incorrectas.
  • Contabilizaciones automáticas: Puede marcar manualmente los asientos contables como anulaciones negativas, sin que eso tenga un efecto en las contabilizaciones automáticas (como las de impuestos, por ejemplo). Así, estas no se marcarán como negativas. Sin embargo, sí es posible considerarlas como anulaciones negativas si se asignan dentro de una cuenta adicional. Cuando se determinen las cuentas automáticas, se debe marcar las posiciones individuales del asiento como anulaciones negativas para aquellas transacciones en las que las contabilizaciones en el debe y en el haber afecten a diferentes cuentas.
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